Содержание
1. ПОНЯТИЕ И РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 5
1.1 Развитие документооборота. 5
1.2. Понятие документооборота. 7
2. Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов. 14
2.1. Организация работы с входящими документами в Службе. 18
2.2. Организация работы с исходящими документами в Службе. 21
2.3 Контроль исполнения документов в Службе. 24
2.4 Подготовка и передача дел в архив. 25
Список используемых источников и литературы.. 30
1. ПОНЯТИЕ И РАЗВИТЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.2. Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.). От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
- теми людьми, которые анализируют информацию и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделения, специалисты и квалифицированные служащие) и
- пунктами техниической обработки документо на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экпедиция, множительная служба , архив).
Принципы документооборота:
- Четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным исключающим возвратные или повторные маршруты;
- Однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
- Оперативность обработки документов;
Согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.
2. Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов
2.3 Контроль исполнения документов в Службе
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Службы.
Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых канцелярией процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений руководителя Службы осуществляет ответственная за делопроизводство - канцелярия Службы.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с
делается отметка штампом «Контроль»в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего контролю. Технология контроля на бумажных носителях состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя.
В электронной базе на каждый контрольный документ заводится электронная карточка, в которою включается входящий регистрационный номер документа и его дата, дата и содержание поручения, срок его исполнения и другая информация.
Срок исполнения контрольных документов устанавливаются нормативно-правовым актами, резолюцией и поручениями вышестоящих органов и исчисляются в календарных днях, отсчет начинается с даты контрольного документа или с даты ее поступления в Службу.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Службы.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
2.4 Подготовка и передача дел в архив
Подготовка документов к передаче на хранение в архив вышестоящей ФССП включает работу архивного работника Службы, который входит в состав канцелярии. по формированию и оформлению дел, проведение экспертизы ценностей документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. При подготовке дел в архив вышестоящей ФССП архивный работник Службы предварительно проверяется правильность их формирования и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенной в соответствии со сводной номенклатурой дел вышестоящей ФССП. При этом выявленные недостатки устраняются.
Экспертиза ценностей документов- изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов, постоянного и временного хранения осуществляется архивариусом, совместно с ЦЭК. При проведении экспертизы ценностей документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив вышестоящей ФССП; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежат к дальнейшему хранению в Службе; выделение к уничтожению дел за предыдущее годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
В Службе оставляются описи дел, которые сдаются в архивный фонд вышестоящей ФССП, через три года после завершения дел. Описи дел подготовленные Службой служат основой для подготовки сводной описи дел вышестоящего архивного фонда ФССП, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив РБ.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
- При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
Список используемых источников и литературы
- Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов – М.: МЦФЭР, 2004.–с.125
- Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.:Академия, 2007.–с.160
- Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.–М.:ИНФРА-М, 2005.–с.120-125
- Кошкина С.П. Основы делопроизводства: Учебник. М.:ЮНИТИ-Дана, 2007.–с.136
- Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. – М.:ООО Синтез АПР, 2008.–с.180-195
- Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006. –с.
