Содержание

Определения.............................................................................................................. 3

Обозначения и сокращения...................................................................................... 5

Введение.................................................................................................................... 6

Основная часть.......................................................................................................... 7

1  Анализ внутрифирменного информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»................................................................................................ 7

2 Анализ внешнего информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»......................................................................................................... 18

Заключение.............................................................................................................. 24

Список использованных источников..................................................................... 25

Приложения

Основная часть
1  Анализ внутрифирменного информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»

Информационная деятельность предприятия реализуется службой информационных технологий (далее по тексту – СИТ), в которой за каждую крупную функцию отвечает соответствующий отдел (Рисунок 1 в Приложении А).
Структура СИТ постоянно изменяется, руководство пытается найти оптимальный вариант ее построения, для того, чтобы служба наиболее эффективно выполняла свои функции. При этом необходимо отметить, что часто при реорганизации структуры берут верх мотивы экономии, а не полного выполнения всего комплекса информационных функций. Так в последнее время был расформирован отдел изучения и исследования рынков, а его функции частично переданы в представительства за рубежом и в отделы экспортно-импортных и внутренних поставок.
В ходе своей работы СИТ взаимодействует с большим количеством подразделений предприятия. Наиболее ярко это взаимодействие представляет документооборот системы информационного обеспечения, который представлен на рисунке 2 в Приложении Б.
Рассмотрим поподробнее основные функции СИТ, выполняемые в отделах службы.
Отдел рекламы.
В его функции входит:
-    определение политики по продвижению продукции на рынках;
-    обеспечение коммерческой пропаганды потребительских свойств продукции;
-    реклама на выпускаемую продукцию;
-    реклама в целях престижа предприятия (public relation);
-    участие в ярмарках,  выставках, конференциях и подготовка по ним отчетов;
-    подготовка рекламных проспектов;
-    подготовка техдокументации;
-    составление банка данных фирм потребителей и конкурентов. 
Одним из способов рекламы применимых к данному предприятию является публикация рекламных материалов в специализированных журналах. Сейчас предприятие не всегда изыскивает средства на участие в выставках, ярмарках, конференциях, но все же периодически в них участвует на стратегически важных для себя рынках.
В целом, можно сказать, что отдел рекламы достаточно профессионально выполняет свои функции в части изготовления и распространения рекламной продукции. Но в плане разработки стратегий рекламы, стимулирования сбыта отделу есть над чем поработать.
Отдел исследования и изучения рынков.
Он существовал до недавнего времени и в его функции входило:
-    определение емкости рынков;
-    прогноз развития;
-    сравнительный анализ технических и эксплуатационных характеристик (анализ конкурентоспособности);
-    анализ форм торговли, технического обслуживания, ценовой политики конкурентов.
Это был новый отдел на предприятии. Раньше производились только некоторые работы по изучению рынков, а всего комплекса исследований рыночной конъюнктуры не было. Сейчас в соответствии с положением о СИТ должно проводится наблюдение за потенциальными и существующими рынками и их анализ. Но на предприятии не хватает хорошо подготовленных специалистов в области изучения рынков. В связи с этим не все работы в данной области выполняются полностью, а некоторые вообще не выполняются. В настоящее время его функции выполняют отделы внутренних и экспортно-импортных поставок и представительства за рубежом.
Отделы внутренних и экспортно-импортных поставок.
Их можно рассмотреть совместно, так как различие между ними только в регионах, а функции ими одинаковы.
В функции этих отделов входит:
-    работа с заказчиками на рынках по регионам;
-    предконтрактная проработка;
-    учет требований рынков;
-    анализ спроса, определение масштабов и условий применения машин;
-    подготовка и составление контрактов, участие в проведении производственных циклов машин;
-    планирование продукции и запчастей. 
Специфика предприятия состоит в том, что оно производит единичную продукцию и для каждого заказчика необходимо поставить оборудование, которое соответствовало бы его индивидуальным запросам. Поэтому, много времени уходит на оговорку технических характеристик, которыми должно обладать оборудование. Отделы вместе с заказчиками производят приспособление различных элементов оборудования под требования покупателей. В целом же отделы довольно успешно выполняют эти функции.
Отдел сбыта.
Этот отдел является самым старым в СИТ, так как существует с самого начала деятельности предприятия.
В его функции входит:
-    обеспечение коммерческой деятельности АО «ГМК «Казахалтын»;
-    совместное участие подразделений АО «ГМК «Казахалтын» в формировании графиков реализации;
-    обеспечение своевременности поставок;
-    составление графиков поставок;
-    декларирование грузов;
-    работа с портами и с железной дорогой.

2 Анализ внешнего информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»

Анализ внутрифирменных информационных потоков обеспечения деятельности на предприятии выявил ряд недостатков. Но для полного и всестороннего заключения необходимо также проанализировать и внешнее информационное обеспечение.
Пути получения данной информации представлены на рисунке 3.
 
Рисунок 3 - Источники внешней информации
Для этого была разработана анкета, которая должна была дать ответ на вопрос уровня качества информационного обеспечения по следующим характеристикам:
-    своевременность;
-    достоверность;
-    полнота;
-    уровень обработки;
-    доступность.
В контрольную группу был набран ряд экспертов из СИТ (7 человек), причем при выборе руководствовались соображениями уровня квалификации, знания предмета обсуждения, уровень владения современными информационными технологиями, сравнимость служебного и социального положения и т.д. 
Оценка факторов проводилась по 5 балльной системе. 
Сводная матрица по семи опросным листам приведена в таблице 2.
Таблица  2 - Сводная матрица
Качественные характеристики информационного обеспечения    Экспертные оценки