Содержание
Определения 3
Обозначения и сокращения 7
Введение 8
Основная часть 15
1 Теоретические и исторические аспекты системы управления предприятием 15
2 Анализ внутрифирменного и внешнего информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын» 42
3 Оптимизация информационного обеспечения и разработка экономического механизма оценки эффективности внедрения в АО «ГМК «Казахалтын» 66
Заключение 91
Список использованных источников 96
2.2 Анализ внутрифирменного информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»
Информационная деятельность предприятия реализуется службой информационных технологий (далее по тексту – СИТ), в которой за каждую крупную функцию отвечает соответствующий отдел (Рисунок 1 в Приложении А).
Структура СИТ постоянно изменяется, руководство пытается найти оптимальный вариант ее построения, для того, чтобы служба наиболее эффективно выполняла свои функции. При этом необходимо отметить, что часто при реорганизации структуры берут верх мотивы экономии, а не полного выполнения всего комплекса информационных функций. Так в последнее время был расформирован отдел изучения и исследования рынков, а его функции частично переданы в представительства за рубежом и в отделы экспортно-импортных и внутренних поставок.
В ходе своей работы СИТ взаимодействует с большим количеством подразделений предприятия. Наиболее ярко это взаимодействие представляет документооборот системы информационного обеспечения, который представлен на рисунке 2 в Приложении Б.
Рассмотрим поподробнее основные функции СИТ, выполняемые в отделах службы.
Отдел рекламы.
В его функции входит:
- определение политики по продвижению продукции на рынках;
- обеспечение коммерческой пропаганды потребительских свойств продукции;
- реклама на выпускаемую продукцию;
- реклама в целях престижа предприятия (public relation);
- участие в ярмарках, выставках, конференциях и подготовка по ним отчетов;
- подготовка рекламных проспектов;
- подготовка техдокументации;
- составление банка данных фирм потребителей и конкурентов.
Одним из способов рекламы применимых к данному предприятию является публикация рекламных материалов в специализированных журналах. Сейчас предприятие не всегда изыскивает средства на участие в выставках, ярмарках, конференциях, но все же периодически в них участвует на стратегически важных для себя рынках.
В целом, можно сказать, что отдел рекламы достаточно профессионально выполняет свои функции в части изготовления и распространения рекламной продукции. Но в плане разработки стратегий рекламы, стимулирования сбыта отделу есть над чем поработать.
Отдел исследования и изучения рынков.
Он существовал до недавнего времени и в его функции входило:
- определение емкости рынков;
- прогноз развития;
- сравнительный анализ технических и эксплуатационных характеристик (анализ конкурентоспособности);
- анализ форм торговли, технического обслуживания, ценовой политики конкурентов.
Это был новый отдел на предприятии. Раньше производились только некоторые работы по изучению рынков, а всего комплекса исследований рыночной конъюнктуры не было. Сейчас в соответствии с положением о СИТ должно проводится наблюдение за потенциальными и существующими рынками и их анализ. Но на предприятии не хватает хорошо подготовленных специалистов в области изучения рынков. В связи с этим не все работы в данной области выполняются полностью, а некоторые вообще не выполняются. В настоящее время его функции выполняют отделы внутренних и экспортно-импортных поставок и представительства за рубежом.
Отделы внутренних и экспортно-импортных поставок.
Их можно рассмотреть совместно, так как различие между ними только в регионах, а функции ими одинаковы.
В функции этих отделов входит:
- работа с заказчиками на рынках по регионам;
- предконтрактная проработка;
- учет требований рынков;
- анализ спроса, определение масштабов и условий применения машин;
- подготовка и составление контрактов, участие в проведении производственных циклов машин;
- планирование продукции и запчастей.
Специфика предприятия состоит в том, что оно производит единичную продукцию и для каждого заказчика необходимо поставить оборудование, которое соответствовало бы его индивидуальным запросам. Поэтому, много времени уходит на оговорку технических характеристик, которыми должно обладать оборудование. Отделы вместе с заказчиками производят приспособление различных элементов оборудования под требования покупателей. В целом же отделы довольно успешно выполняют эти функции.
Отдел сбыта.
Этот отдел является самым старым в СИТ, так как существует с самого начала деятельности предприятия.
В его функции входит:
- обеспечение коммерческой деятельности АО «ГМК «Казахалтын»;
- совместное участие подразделений АО «ГМК «Казахалтын» в формировании графиков реализации;
- обеспечение своевременности поставок;
- составление графиков поставок;
- декларирование грузов;
- работа с портами и с железной дорогой.
Этот отдел имеет большой опыт работы и поэтому свои функции выполняет достаточно успешно.
Отдел сервиса.
Отдел сервиса выполняет следующие функции:
- организация сервиса и создание опорных баз по регионам;
- обеспечение и комплектование опорных баз;
- проведение надзора.
Можно отметить, что отдел увеличил количество выполняемых им сервисных услуг, но все же их количество недостаточно. Не все возможности для этого используются.
Представительства за рубежом.
АО «ГМК «Казахалтын» имеет свои представительства в Китае, Италии, Франции. В их функции входит:
- представление АО «ГМК «Казахалтын» от имени АО и по поручению;
- контроль за ходом поставки продукции;
- проведение технических переговоров;
- сбор и накопление информации о своем оборудовании и конкурентах;
- подготовка обзоров;
- составление «референс-листа», «прайс-листа»;
- предоставление отчетов.
Можно сказать, что представительства играют довольно важную роль в деятельности АО «ГМК «Казахалтын». Они находятся на рынке данной страны и имеют более полную информацию о нем, собирают информацию о конкурентах, производят первичные технические переговоры, рассказывают заказчику, где работает продукция завода и какие о нем отзывы, предоставляют заказчику информацию о ценах и т. д. Сейчас эти представительства не многочисленны, что связано с тяжелой экономической ситуацией в АО «ГМК «Казахалтын». Они работают не столь активно, как хотелось бы. Также им не достает полных полномочий в подписании контрактов.
Разработкой информационной стратегии занимается руководство СИТ, в рамках общей стратегии предприятия. Но необходимо отметить, что этими вопросами занимаются не в той мере, в которой они этого заслуживают. В основном руководство службы занято решением оперативных вопросов.
Были рассмотрены информационные отношения СИТ с подразделениями предприятия, которые сведены в таблицу 1.
Анализ организации и достаточности внутрифирменного информационного обеспечения деятельности предприятия позволил выявить ряд существенных недостатков, влияющих на эффективность полноценного функционирования СИТ.
Таблица 1 - Взаимоотношения СИТ с подразделениями предприятия
В целом по структуре СИТ можно сказать следующее.
Структура СИТ довольно хорошо подходит к специфике предприятия и выпускаемой им продукции.
Так как АО «ГМК «Казахалтын» работает и на внешнем и на внутреннем рынке, для каждого заказчика необходимы специфичные особенности, созданы отделы внутренних и экспортных поставок.
Для представления интересов предприятия за рубежом созданы его представительства в основных странах-потребителях продукции.
Создан отдел изучения рынков, который призван помочь предприятию сориентироваться в текущей рыночной ситуации и сделать прогноз на будущее.
Отдел сервиса позволяет повысить привлекательность продукции предприятия для заказчика.
У отдела сбыта большой опыт в обеспечении поставок заказчикам оборудования в разные страны, по работе с таможней.
Теперь затронем «больные» вопросы службы.
В настоящее время на предприятии сформирована СИТ, но назвать ее системой управления информацией в полном смысле этого слова нельзя. Это связано с тем, что не все компоненты этой системы находятся на должном уровне.
Необходимо отметить, что «Положение о СИТ», действующее на предприятии, носит формальный характер, не адаптировано к нынешнему экономическому положению предприятия, когда финансовое положение предприятия находится в неудовлетворительном состоянии, отсутствует рост объемов производства, отсутствует необходимое количество денежных средств для организации работы предприятия на полную производственную мощность (не хватает денежных средств для материально-технического обеспечения и технического оснащения производства - закупки измерительного оборудования, инструмента, станков и т.д.). Расчеты с поставщиками материалов, полуфабрикатов, технических средств на подготовку производства, а также оплата за энергоресурсы, топливо, связь, оплата налогов производится зачастую взаимным погашением задолженностей, оказанием услуг производственного характера, по договорам мены и другими способами, характерными для периодов экономических кризисов в производстве. Отсутствие предоплаты по заказам и государственного датирования подготовки производства зачастую делает невозможным запуск в производство новых, т.к. расширение производства и увеличение объемов выпуска по экономическим причинам невозможно. Таким образом, отделы, введенные в состав СИТ, занимаются работой, функции которой не предусмотрены в «Положении о СИТ» и не выполняют большинство функций, закрепленных по «Положению».
Документация, которая должна передавать в СИТ другими подразделениями предприятия, передается не систематически, а по мере необходимости. В «Положения о СИТ» отдельные подразделения предприятия должны передавать результаты производственной деятельности, сведения по качеству продукции, результатам испытаний и прочему в виде справок, форма которых не предусмотрена.
Нет всеобъемлющей системы информации, которая охватывала бы все аспекты деятельности предприятия.
Остановимся подробнее на данном вопросе. Все четыре компонента данной системы не в должной мере используются на предприятии.
Так, информационные исследования проводятся достаточно редко. Предприятие не в должной мере использует этот источник информации, который способен дать много полезной информации, о мотивах поведения покупателей, заказчиков, при выборе поставщиков (производителей оборудования). Это позволит выделить основные критерии, которые влияют на выбор того или иного производителя, на всех рынках, на которых предприятие предлагает свою продукцию.
Также, не в полной мере используются информационные разведывательные данные, то есть та повседневная информация о маркетинговой среде, которая необходима менеджерам для создания и совершенствования маркетинговых планов. Множество полезных сведений могут сообщать служащие предприятия: служащие филиалов, представительств, инженеры и другой персонал. Но часто персонал компании слишком занят, и у него нет времени и желания сообщать нужную информацию. Поэтому предприятию необходимо создавать такие условия, чтобы персонал умел и хотел собирать необходимую информацию о конкурентах, о рынке.
Хотелось бы сказать о системе внутрифирменной отчетности, то есть об оперативном учете, который просто необходим не только для СИТ, но и для всего предприятия.
Информация внутрифирменной отчетности очень важна, так как дает объективные данные для оценки эффективности маркетинговой деятельности предприятия. Так что отсутствие четко наложенной системы оперативного учета, как на всем предприятии, так и в СИТ является серьезным упущением, которое не позволяет в полной мере использовать рыночные возможности предприятия.
Еще одним компонентом системы информационного обеспечения деятельности предприятия является анализ информации, поступающей из всех источников. Ведь важно не только собрать информацию, но и интерпретировать ее, сделать правильные выводы, и скорректировать деятельность, как СИТ, так и всего предприятия, в соответствии с меняющимися условиями внешней среды.
В настоящее же время система информационного обеспечения предприятия представляет собой разрозненные, не объединенные в одну общую систему элементы. А именно: проводится некоторый анализ ситуации, сложившейся на рынке, но отсутствует упорядоченная система сбора и обработки информации, как на внешнем рынке, так и внутри предприятия.
Система планирования информационного обеспечения на предприятии. С планированием ситуация более радужная, чем с остальными подсистемами системы управления информационным обеспечением предприятия, так как система планирования все же имеется. Так, составляются годовой, квартальный и месячный план отгрузки готовой продукции, план маркетинговых мероприятий. Но основу системы планирования информационного обеспечения предприятия должна составлять стратегия, которая является составной частью общей стратегии предприятия и направлена на использование сильных сторон предприятия и снижение влияния ее слабых сторон. По каждому из составляющих информационный комплекс элементов должна быть своя стратегия, которая показывает, каким образом предприятие сможет реализовать возможности, ключевые факторы успеха, и отреагировать на угрозы и опасности. На основе этих стратегий должны разрабатываться долгосрочные и годовые планы. В этих планах должны быть указаны программы конкретных действий, по всем направлениям информационного обеспечения предприятия, выполнение которых приблизит предприятие к достижению его целей, и как следствие стратегических целей.
Также нет четкой системы информационного контроля, которая была бы тесно связана с остальными компонентами системы информационного обеспечения предприятия, ведь сначала идет сбор и анализ информации, затем формируются цели, которые необходимо достичь, и разрабатываются мероприятия, способствующие достижению этих целей. Затем идет реализация планов, в ходе которой производится измерение результатов деятельности, их сравнение с планируемыми, анализ причин отклонений и выработка корректирующих действий по устранению этих отклонений.
В целом, можно сделать вывод о том, что организационная структура СИТ достаточно хорошо подходит для выполнения стоящих перед ней задач, но существующая на предприятии СИТ не является комплексной системой, а лишь частично ей соответствует, а поэтому нуждается в значительном совершенствовании. Практически не используются современные информационные технологии. Информационное обеспечение деятельности АО «ГМК «Казахалтын» явно недостаточно.
2.2 Анализ внешнего информационного обеспечения деятельности АО «ГМК «Казахалтын»
Анализ внутрифирменных информационных потоков обеспечения деятельности на предприятии выявил ряд недостатков. Но для полного и всестороннего заключения необходимо также проанализировать и внешнее информационное обеспечение.
Пути получения данной информации представлены на рисунке 3.
Рисунок 3 - Источники внешней информации
Для этого была разработана анкета, которая должна была дать ответ на вопрос уровня качества информационного обеспечения по следующим характеристикам:
- своевременность;
- достоверность;
- полнота;
- уровень обработки;
- доступность.
В контрольную группу был набран ряд экспертов из СИТ (7 человек), причем при выборе руководствовались соображениями уровня квалификации, знания предмета обсуждения, уровень владения современными информационными технологиями, сравнимость служебного и социального положения и т.д.
Оценка факторов проводилась по 5 балльной системе.
Сводная матрица по семи опросным листам приведена в таблице 2.
