Дипломная работа: Проблемы повышения эффективности коммуникаций в органах противопожарной службы (на примере ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан) (2021)

Содержание

Введение. 6

1 Теоретические аспекты коммуникаций в органах противопожарной службы. 8

1.1      Основные теоретические подходы к изучению коммуникаций в современной организации. 8

1.2      Коммуникативные средства. Элементы и этапы коммуникационного процесса  17

1.3      Особенности управления коммуникациями в противопожарной службе. 27

2 Анализ коммуникативных технологий в органах противопожарной службы (на примере ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан) 35

2.1 Характеристика деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям». 35

2.2 Структура и направления работы инспектора и специалистов по СМИ ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям». 41

2.3 Анализ эффективности коммуникаций в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям». 50

3 Рекомендации по совершенствованию эффективности коммуникаций в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан. 60

3.1 Проблемы повышения эффективности коммуникаций в органах противопожарной службы.. 60

3.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникативных технологий в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям». 63

Заключение. 67

Список использованных источников. 71

Введение

В результате развития и вторжения коммуникационных технологий во все сферы общественной жизни органы противопожарной службы все чаще используют их для организации успешного и эффективного управления своей деятельностью и повышения качества предоставляемых услуг населению. Использование таких технологий в современном информационном обществе является крайне важным условием обеспечения соответствия государственного управления ожиданиям и потребностям населения.

Актуальность данной темы обусловлена тем, обусловлена тем, что в последнее время уделяется особое внимание коммуникациям в органах противопожарной службы и взаимодействию органов власти с обществом. Создание электронного государства, электронного правительства могут служить одними из примеров интенсификации коммуникации вокруг нас.

Коммуникативная подсистема является ключевой составляющей в органах противопожарной службы. Она представляет собой сложнейшую систему, состоящую из собранной воедино информации, информационных потоков, которые являются средством обеспечения согласованности в управлении; совокупности связей, взаимоотношений в органах противопожарной службы; пространства, в котором происходит процесс формирования и функционирования, характеризующийся с точки зрения реальных связей и взаимодействий.

1 Теоретические аспекты коммуникаций в органах противопожарной службы

1.1      Основные теоретические подходы к изучению коммуникаций в современной организации

Важнейшие цели передачи информации - совместная деятельность, труд и распределение его результатов. Безусловно, коммуникация не всегда направлена на организацию сотрудничества в социуме. С древнейших времен в живой природе различные движения, знаки, звуки, мимика, жесты передают реакции на раздражение, а также чувства и эмоции.

Очевидно, что способы обмена информацией совершенствуются с развитием общества. Наиболее ранние из дошедших до нас серьезные исследования коммуникации принадлежат античности. Именно в ту эпоху зарождалась и обретала знакомые нам очертания европейская культура. Кроме прочего возникали и развивались подходы к управлению, формировался соответствующий понятийный аппарат, вырабатывалась терминология [12, c.44].

Влиятельнейшие ученые античности уделяли особое внимание теории и практике предмета, который мы сегодня называем эффективной коммуникацией.

Классическое представление Аристотеля определяет общение как исключительно человеческую черту. При этом содержательно понятие «общение» включает и нравственную, и «государственную», политическую составляющие.

Именно такая коммуникация, по Аристотелю, отличает человека от животных, не способных передавать и усваивать информацию, например, о нравственных чувствах. Кроме того, только человеку доступен уровень коммуникации, позволяющий участвовать в жизни государства, влиять на политическое развитие общества.

«Риторика», труд Аристотеля, посвященный искусству красноречия, задала направления развития коммуникации, сохранившие актуальность до наших дней.

Современные рекомендации по созданию эффективных сообщений (сюда относятся и деловая переписка, и коммерческие предложения, и выступления перед аудиторией, и подача информации в ходе переговоров), как правило, требуют, чтобы сообщение было убедительным, эстетически привлекательным и интересным, запоминающимся, эффектным (содержало элемент неожиданности). Обо всем этом (разумеется, в несколько иной форме) пишет Аристотель в «Риторике».

1.2      Коммуникативные средства. Элементы и этапы коммуникационного процесса

Коммуникация - это сложный разносторонний процесс, состоящий из взаимосвязанных ступеней, каждая из которых нужна для того, чтобы сделать наши мысли понятными и доступными другому лицу.

Говоря о коммуникациях на предприятиях, обычно имеют в виду процесс общения сотрудников (личного или на собраниях), переговоры по телефону или чтение и составление служебных записок, писем, отчетов. Хотя на эти случаи на самом деле приходится основная часть обмена информацией в организации, коммуникации имеют вид развитого и сложного процесса.

Для того чтобы осуществить процесс коммуникации, необходимо четыре основных элемента:

- отправитель - субъект, генерирующий идеи или собирающий информацию и передающий ее;

- сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - объект, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

Рисунок 2 – Виды коммуникаций

1.3      Особенности управления коммуникациями в противопожарной службе

Функционирование государственного органа, каковым является противопожарная служба, невозможно без ежедневного осуществления нескольких видов коммуникаций.

Более того, то, насколько быстро и точно передается информация, считается одним из наиболее важных показателей уровня современности различных организаций и целых институтов.

Но не любая коммуникация является эффективной, важно не просто наладить связь между объектами взаимодействия, но и сделать так, чтобы цель и содержание коммуникации приносили должный результат. Поэтому различные предприятия и учреждения применяют особые коммуникативные технологии, которые содержат в себе программу действий, направленных на организацию управления коммуникацией объекта.

Противопожарная служба – одни из основных социальных институтов. Основополагающая цель которых – поддержание нормопорядка и установление максимальной безопасности уровня жизни граждан. Для достижения данной цели, власти необходимо применять целый ряд коммуникативных усилий.

Умение организовать людей для реализации поставленных перед организацией целей напрямую связано с умением придавать определённый смысл их деятельности, а придание смысла возможно только через коммуникацию. Так, схему управления деятельностью можно представить следующим образом: «Управление деятельностью – управление смыслами – управление коммуникацией» [45].

2 Анализ коммуникативных технологий в органах противопожарной службы (на примере ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан)

2.1 Характеристика деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям»

Начальник пожарной части № 13 организует оперативно-служебную деятельность и осуществляет общее руководство частью в соответствии с Указом Президента РК № 408 от 09.09.2020. Также его деятельность соответствует с требованиями руководящих документов ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям РК.

К функциональным обязанностям начальника пожарной части № 13  относятся:

- планирование и анализ оперативно-служебной деятельности части в соответствии с задачами и функциями, возложенными на подразделения ГПС;

- разработка должностных инструкций сотрудникам части и своим заместителям. Осуществление контроля за выполнением сотрудниками закрепленных служебных обязанностей.

Работой с персоналом в пожарной части занимается заместитель начальника пожарной части. В его обязанности входит издание приказов по увольнению и приему сотрудников, он же проверяет кандидатов на вакантную должность на профессиональную пригодность.

Адаптация сотрудников после приема в часть также организуется заместителем начальника. Он раздает соответствующие распоряжения, проводит первичный инструктаж. Для дальнейшей адаптации сотрудник передается в подчинение начальнику дежурной смены.

Также заместитель начальника пожарной части вместе с начальником проводят проверку условий труда, раздает соответствующие распоряжения по своевременному контролю работоспособности всех систем, оборудования и техники.

Стимулирование работников пожарной службы проводится на уровне Министерства. Порядок оплаты труда, компенсаций, льгот устанавливаются приказами вышестоящих органов.

2.2 Структура и направления работы инспектора и специалистов по СМИ ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям»

На отдел информации и общественных связей ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» возложены следующие функции:

1. Разрабатывает предложения по приоритетным направлениям развития информационного обеспечения и общественных связей ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан»

2. Осуществляет сбор, анализ, обобщение и распространение информации о развитии общественно-политической, социально-экономической, межнациональной ситуации, межконфессиональных отношений, положении в области соблюдения прав человека в регионе, их влиянии на состояние общественного порядка и вносит предложения руководству ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» по обеспечению общественной безопасности.

3. Выражает в СМИ официальную позицию руководства ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» и распространяет по его поручению согласованную информацию о выполнении задач по обеспечению общественной безопасности, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

4. Участвует в организации встреч руководства ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» с руководителями органов государственной власти области, лидерами политических партий и движений, общественных и религиозных объединений, правозащитных организаций для выработки взаимоприемлемых решений в вопросах укрепления противопожарной безопасности, общественного порядка и профилактики ЧС.

5. Осуществляет организацию и проведение заседаний Общественного и Информационного советов при ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан». Осуществляет информационное обеспечение мероприятий с участием руководства ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан», руководителей структурных подразделений.

6. Содействует в соответствии с законодательством Республики Казахстан освещению в центральных, региональных и ведомственных СМИ мероприятий, ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан.

7.  Обеспечивает ведение официального сайта ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан

8. Готовит ежедневно для доклада руководству ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» дел результаты мониторинга региональных и центральных СМИ, аннотации к публикациям критического характера с предложениями по решению затрагиваемых в них проблем.

9. Распространяет в СМИ во взаимодействии со структурными подразделениями ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан» заявления, пресс-релизы о результатах текущей деятельности Департамента.

10. Готовит и проводит для представителей СМИ, общественных и религиозных объединений встречи, пресс-конференции, брифинги, «круглые столы» с участием руководства ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан», руководителей структурных подразделений.

2.3 Анализ эффективности коммуникаций в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям»

Для анализа коммуникационной деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям» был использован метод анализа документов и контент-анализа материалов МЧС-медиа за период с 2018 по 2020 годы.

В ходе анализа основных направлений деятельности Департамента выяснилось, что базисными медиа материалами являются те, которые содержат в себе:

-информацию о настоящей и непосредственной деятельности чрезвычайного ведомства в режиме реального времени по ликвидации сложившихся чрезвычайных ситуаций;

- новостные сообщения различного характера – текстовые, визуальные и комплексные, содержащие в себе качественную информацию о конкретных предпринимаемых действиях сотрудников Департамента в контексте ликвидации чрезвычайных ситуаций, задействованных государственных силах, мощностях и средствах, численности спасенного населения или предметов наследия, и размере материальной помощи им или в их отношении.

Мною были проанализированы следующие источники:

- Проводимые ранее информационные кампании ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям» (с 2018 по 2020 годы);

- Информация на сайте и в социальных сетях ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям» (последние и актуальные новости о деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям»);

По результатам анализа материалов отдела информационного обеспечения деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям» были выявлены следующие виды:

- пресс – релизы (главный рабочий оперативный документ, который готовится практически ко всем крупным мероприятиям или событиям);

- интервью с «первыми лицами» организации;

- имиджевые статьи.

Наиболее частое упоминание пресс-центра Департамента появляется в СМИ во взаимосвязи с контекстом ликвидации ЧС или тушении пожаров. Преобладает именно официально подтвержденная информация.

Перманентный мониторинг СМИ, осуществляемы отделением информационного обеспечения деятельности ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям», показывает, что всплеск общественного внимания к деятельности ведомства не только всегда связан с чрезвычайными ситуациями, но и не угасает сразу после локализации и ликвидации этих ситуаций.

Для проведения анализа процесса организационной коммуникации необходимо чётко осознавать структуру коммуникации и правильно понимать - «кто сообщает», «что сообщает», «по какому каналу» проходит сообщение, «кому» и «с каким эффектом» (модель Г. Лассуэлла). Однако подобная модель показывает процесс коммуникации упрощенно.

К простым линейным моделям коммуникации с односторонней связью относится также модель К. Шеннона и У. Уивера, где в качестве дополнительного компонента появляется источник шума (в случае с Департамента «шумом» может быть информационное воздействие от источника ЧС или общественное мнение по поводу ЧС).

3 Рекомендации по совершенствованию эффективности коммуникаций в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан

3.1 Проблемы повышения эффективности коммуникаций в органах противопожарной службы

У пресс-службы ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан существуют проблемы, которые мешают эффективному сотрудничеству и взаимодействию со СМИ и журналистов:

1. Текучесть кадров.

За последние полгода, в связи с декретными отпусками, с упразднениями некоторых отделов в пресс-службе ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан частая смена сотрудников. Данный факт мешает наладить постоянные контакты с журналистами. Получается, что только сотрудник успевает наладить необходимые контакты в мире СМИ, как на его место приходит другой человек и начинает все заново.

2. Неподготовленность кадров.

Далеко не все сотрудники пресс-службы, работающих в ГУ «Управление полиции г. Темиртау», имеют диплом по связям с общественностью или юридический диплом. Если инспектор по взаимодействию со СМИ еще может научиться грамотно сотрудничать с журналистами, то юридические знания данным сотрудникам просто необходимы.

3. Недостаточно высокая репутация сотрудников МЧС в глазах общественности.

4. Искажение информации представителями СМИ.

Порой в силу некомпетентности, для поднятия рейтинга, для позиционирования себя как оппозиционное издание представители СМИ искажают информацию, полученную от пресс-службы ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан. Так же сложность взаимодействия заключается в том, что какое-либо СМИ иногда представляют несколько журналистов, которые порой не поддерживают связь между собой, что усложняет задачу. Очень часто журналисты не осведомлены об установленных законом сроках, в которые пресс-служба ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан обязана предоставить информацию.

Частично данная проблема существует из-за разногласий между журналистами и сотрудниками части. Конфликт, на взгляд автора, решить никогда не удастся, но улучшить ситуацию можно.

Для решения указанных выше проблем предложено следующее:

1. Пресс-службе ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан надо урегулировать работу, связанную с проведением брифингов и пресс-конференций. Журналисты имеют недостаток информации, домысливают и часто представляют ситуацию исключительно в отрицательном свете. Этого могло бы и не происходить, если вовремя организовывать пресс-событие с полным разъяснением или опровержением сложившейся ситуации.

3.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникативных технологий в ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям»

Рассмотрим последовательность работ по взаимодействию пресс-службы ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан со СМИ и внутренней аудиторией в рамках организации PR-акции.

1. Разработка коммуникативной (PR) стратегии взаимодействия пресс-службы ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан со СМИ и внутренней аудиторией в рамках организации PR-акции.

Стратегия - это общий план, схема, в соответствии с которой используются все эти инструменты для достижения определенных задач. Стратегия - это реальная оценка нынешнего положения компании, целей на будущее и того, каким путем их добиться. В основе эффективной стратегии лежат такие ключевые моменты:

-   цели (чего организация хочет добиться);

-   целевые аудитории (какие группы лиц смогут способствовать достижению цели);

-   обращения к целевой аудитории (что целевая аудитория хочет услышать);

-   вестники, каналы коммуникации;

-   ресурсы (чем организация располагает);

-   первые действия (с чего начать);

-   оценка эффективности.

Рассмотрим основные направления PR стратегии при организации PR-мероприятий пресс-службы ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан.

Government relations (GR) - отношения со структурами регионального и республиканского уровня ветвей исполнительной и законодательной власти.

Пресс-службой ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан предлагаются следующие методы воздействия:

1. Организация встреч с представителями властных структур. Выход на первых лиц краевых администраций и организация аудиенций с ними.

2. Организация конференций, семинаров, съездов, конгрессов с участием органов власти.

Получения поддержки в СМИ к выстраиванию отношений с властью будет иметь следующие этапы:

I этап. Формируются ключевые сообщения.

Сообщения, прямо затрагивающие пресс-службу ГУ «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ департамента по Чрезвычайным ситуациям г. Нур-Султан:

Заключение

В работе невозможно достичь высоких показателей без принятия грамотного решения.

На основе полученной информации осуществляется принятие решений, планирование дальнейшей деятельности организации, учреждения, коллектива. Это и есть суть коммуникационного менеджмента.

Коммуникационный менеджмент – это научное управление потоками информационного взаимодействия людей, их групп, общественных и политических формирований с целью решения стратегических и тактических задач в развитии общественных отношений.

Одни авторы рассматривают коммуникационный менеджмент в рамках теории управления, другие – в рамках такой науки, как коммуникатология, т. е. выстраивают его концептуалогию на основе развивающейся теории коммуникации.

Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим "общность" в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в её кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными.